Smarte Dokumenten-Management

Ich habe mich nun mit einem Thema beschäftigt, welches ich schon länger mal optimieren wollte: Dass Dokumenten-Management.
Was dieses Thema im Allgemeinen angeht, bin ich bereits jetzt Papierlos.

Erhaltene Briefe werden direkt digitalisiert und auf einen “großen” Haufen abgelegt.

Ab und zu macht meine Frau dann die Ablage und Ordnet die Briefe in Ordner ein.

War-Zustand

Vorher habe ich zur digitalen Ablage von Dokumenten ein Ordner-System auf der Synology NAS verwendet welches auch mit NFS über Nextcloud zur Verfügung steht.
Der Ablauf war wie folgt:

Brief öffnen -> Lesen -> Via Nextcloud “scannen” -> Bennen -> Ablegen

So ganz zufrieden war ich aber mit dem Ablauf nicht, da hier essentielle Funktionen fehlen, wie OCR oder Volltext-Suche.

Einige Funktionen kann man durchaus mit Nextcloud umsetzen jedoch handelt es sich dabei zur Einrichtung um ein Komplexes unterfangen und ich wollte es so einfach wie möglich halten.

Hinweis:
Die Funktion “Dokumenten Scan” steht nur unter iOS zur Verfügung.
Die Android App unterstützt diese Funktion leider nicht.

Mayan EDMS

Es gibt am Markt jede Menge DMS System die zum einen OpenSource und zum anderen als SelfHosting-Lösungen zur Verfügung stehen.
In Proxmox habe ich jedoch gesehen, dass es hier von Turnkey einen fertigen Linux Container mit Mayan EDMS gibt.
Diese habe ich mir kurzer Hand installiert und mich sofort an die Handhabung gewöhnt.

Das System ist sehr übersichtlich gehalten und bietet alle Funktionen, die ein gutes DMS benötigt.

Mayan EDMS – Einrichtung

Wie man es von LXC unter Proxmox gewöhnt ist, kann man die Templates einfach herunterladen und damit einen Container starten.
Die Ersteinrichtung war damit innerhalb von 5 Minuten erledigt.

Das System bietet neben OCR und Volltextsuche verschiedene Möglichkeiten Dokumente zu Klassifizieren.

Beim Datei Import ist im Turnkey LXC Standartmäßig die englische Sprache hinterlegt und für die OCR ist auch das entsprechende deutsche Sprachpaket nicht vorhanden.
Dieses erhält man aber von Github.

Auf dem LXC wäre dann folgender Befehl die Wahl:

wget https://github.com/tesseract-ocr/tessdata/raw/master/deu_frak.traineddata -O /usr/share/tesseract-ocr/4.00/tessdata/deu.traineddata

Im Anschluss muss noch in den Einstellungen von Mayan EDMS die deutsche Sprache als Standard ausgewählt werden, dass findet man unter

System -> Einrichtung -> Einstellungen -> Dokumente -> DOCUMENTS_LANGUAGE = deu

In meinem Fall waren das die Basis-Einstellungen um Mayan EDMS zu nutzen.

Mayan EDMS – Nextcloud

Nun ging die große Frage los, wie bekomme ich die erhaltenen Dokumente am einfachsten in Mayan EDMS.
Eine eigene App existiert nicht und auch Scan-to-Mail oder ähnliche Lösungen sind nicht so komfortabel.

Zusätzlich ist die Scan-Funktion der Nextcloud-App absolut zuverlässig und bietet auch eine eigene OCR beim Abspeichern der Dokumente.
Somit musste hier eine Schnittstelle her.

Mayan EDMS bietet die Möglichkeit der Ordnerüberwachung und in Nextcloud kann man über verschiedene Protokolle externe Ordner einbinden.

Somit stand der Plan fest:
Im EDMS habe ich nun unter /opt/mayan-edms/ einen neuen Ordner Inbox angelegt, via passwd mayan ein Kennwort für den Benutzer festgelegt und das ganze mit SFTP in Nextcloud eingebunden.

SFTP Einstellungen in Nextcloud um Dokumente in Mayan EDMS zu importieren.

In Mayan EDMS sieht das ganze dann wie folgt aus.

Nextcloud Import Einstellungen in Mayan EDMS

Somit bin ich nun weiterhin in der Lage die ankommende Post mit der Nextcloud-App zu scannen und automatisch in Mayan EDMS zu importieren.

Nextcloud Scan mit Ziel DMS-Inbox

Aber auch der Datei-Import aus anderen Quellen ist nun Denkbar einfach, da dieses Verzeichnis sowohl über die Nextcloud-Webseite, als auch im Nextcloud-Client zur Verfügung steht.

Ordnerinhalt nach dem Scannen mit der Nextcloud App auf dem iPhone

Mayan EDMS – Bedienung

Da nun der Weg der Dokumente in das Dokumenten Management System geklärt und eingerichtet ist, geht es um die Strukturierung innerhalb des DMS.

Es gibt zur Kategorisierung zum einen Aktenschränke, Tags und Dokumententypen.

Ich bin hier selbst noch am Ausloten, welche Organisation hier am besten ist aber um eins Vorweg zu nehmen.
Man sollte einfach mal ein paar Dokumente hochladen und bei der Einsortierung das ganze dynamisch Aufbauen, die Struktur ergibt sich.

Dashboard des Mayan EDMS
Dashboard
Zuletzt hinzugefügte Dokumente mit einer Erklärung was Dokumententyp, Tag und Aktenschrank in der Ansicht ist.
Grün = Dokumententyp
Rot = Tags
Blau = Aktenschrank
Eine Volltextsuche nach Rechnungen eines Elektromarkts.
Volltextsuche nach Rechnungen eines Elektromarkts

Fazit

Der erste, zweite und dritte Eindruck von Mayan EDMS ist wirklich sehr gut und eine optimaler Ersatz meines aktuellen Dokumenten Managements.

Auch das die Möglichkeit des direkten Abfotografierens und Importierens über Nextcloud weiterhin funktioniert macht das ganze im Umgang noch wesentlich Effektiver.

Zu guter Letzt sollten die Ressourcen die dieser LXC zugewiesen werden nicht zu knapp bemessen sein, da dieses System doch sehr CPU-Lastig ist, wie ein kurzer Blick in PRTG verrät.

CPU Auslastung von Mayan EDMS visualisiert in PRTG

Der LXC hat in meinem Fall 4 CPU Kerne zugewiesen was gerade so genug zu sein scheint.

Alles in allem ist Mayan EDMS sehr zu Empfehlen und darf in einem smarten Haushalt nicht fehlen.

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